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番茄工作法总结

作者:star0312 / 时间:6年前 (2014/06/18) / 分类:健康生活 / 阅读:2910 / 评论:0

番茄工作法

  “对很多人来说,时间就像是敌人。特别是在快要考试,快要截稿,工期快到时,当你身边的闹钟‘滴答滴答’地提醒着你,时间已经很紧迫,那时焦急的心情会导致你的工作和学习效率低下,这时你所想的可能不是怎样去完成任务,而是怎么去拖延工期。番茄工作法就是针对灵活有效的利用时间而设计的,帮助你完成任务以及提高工作和学习效率。”

                                                                                     ——Franceso Cirillo

番茄工作法的三个基本原则:番茄工作法总结

●  忘记时间。无论我们做什么事情,时间总会流逝,当人们在进行具体事情的时候,时间流失带来的焦虑会轻很多,进行番茄工作法时,不要去管还剩多少时间。

●  学习时,使大脑清醒,思路清晰,意识力高,注意力集中。

●  采用简单易用原则,不用太复杂工具。很多的工作法都失败了,因为这些方法本身的技术要求就是要应用它的人发愁,甚至必要完成的任务难度更高。

规则:

● 一个番茄钟由25分钟工作+5分钟休息组成

● 每4个番茄钟一组,之后有15-30分钟休息时间

● 番茄钟不可分割。没有一半或四分之一番茄钟

● 一旦番茄钟启动,就必须走到响铃

● 如果番茄钟被明确地打断——即中断不可控——则番茄钟视为无效,和没开始过一样,不能标记x

● 如果番茄钟开始后,一项工作提前完成,继续检查同一个活动,直到番茄钟响铃

● 保护番茄钟。有效告知、快速协商、重新安排中断,遵守约定,回电给中断者

● 超过5-7个番茄,就拆分。复杂的活动应拆分为几个活动

● 不够1番茄,就合并。简单任务可以合起来做

● 一个一个番茄钟之后,结果就会出现

● 下一个番茄会更好


第一层楼:弄清一项活动所需的工夫


番茄钟走到响铃时,在你正在做的工作旁标出一个x,然后休息5分钟。

继续“再做几分钟”是不允许的。即使你觉得再多几分钟就可以完成手头的任务,也不行。

在短暂休息阶段,不宜进行任何大动脑筋的活动。

在长休息阶段,也别做任何复杂的事,否则你的心智难以重组和整合所学知识,导致的结果是在下一个番茄钟里,你无法投入做到最好的自己。

显然,在场休息期间,也不应考虑过去的一组番茄钟里做过什么。

划掉活动清单中已完成的活动。

跟踪和记录你的过程,出具一份每项任务花费多少番茄的报告。

 

第二层楼:减少中断

 

内部中断 – 我们打断自己

我们对自己的日常计划或决定,总是抱着朝三暮四的态度。拜托内部中断,我们必须坚守两条阵线:

● 使这些中断清晰可见。每当潜在的终端出现时,标一个撇号(‘)在工作表上要记录番茄的位置。然后执行下列操作之一:

● 假如这事确实迫在眉睫,不可拖延,把他标记在今日待办表格的“计划外紧急”区。

● 将这事记在活动清单里,标上一个U(计划外),如果需要的话给他定一个期限。

● 强化你的决心,完成当前番茄钟。在标上撇号后,继续完成给定工作,直到番茄钟响铃。

那些计划外紧急事物,可以有下列处理选项:

● 他们可以在下一个番茄钟完成(但仍然以番茄衡量),顶替其他活动位置。

● 他们可以重新安排在今天某个时候完成,顶替其他活动位置。

● 尽可能地将它们的番茄钟向后排,直到一天的结束。这样有助于学习识别,什么才是真正的紧急。

 

外部中断 – 我们被人打断

根据经验来说,真正火烧眉毛要立即处理的事,在实际生活中寥寥无几。那些所谓紧急的活动,通常可以推迟25分钟到2小时(4番茄)。对于容易沟通的人们,这种延迟没有伤害,但会给你一个巨大的优势,是你的心智有效的开展工作,按照你的方式完成活动,并且安排紧急任务。

很多人说,与使用番茄工作法的人一起工作学习,能感到他们对他人时间的尊重。

面对此类中断,我们也要坚守两条阵线:

● 使这些中断清晰可见。每当某人某事打断了番茄钟时,画一个(-)在记录番茄的位置旁边。然后执行下列操作之一:

● 在今日待办表格的计划外紧急区域,记下新的活动,在左手边空格区,填上与对方商定的最后期限。

●在活动清单表格记下它,标一个U(计划外),如果需要的话给他定一个期限。

● 强化你的决心,完成当前番茄钟。在标上减号后,继续完成给定工作,直到番茄钟响铃。

每天拨出1个番茄钟(或更多,如果需要的话),来处理紧急中断。

番茄工作法用户有以下目标:

● 拖延就是成功,尽量将这些番茄钟安排得晚些,酌情低估其紧急程度,同时增加这些活动可控和可计划的程度

● 要逐步减少用于系统化处理中断的番茄数

 

记录:规划阶段的定性预估错误

 

看一看活动清单中标为“U”的活动,还有今日代办表格中“计划外紧急”区内的活动。透过这些条目,可以看出你是否有能力,在规划阶段弄清活动的数量和类型,以有效达成既定目标。蹦出来的计划外活动越多,最初预估的定性错误越多。所以应当衡量那些为实现给定目标而进行的计划外工作。当然你的记录表格中,也可以包含所有内部外部中断的总数,来观察并日益减少中断。

 

第三层楼:预估完成活动所需的工夫

 

一旦掌握了番茄工作法,并达到前两层楼的目标,就可以开始进行定量预估。这是一项长期目标,为了成功的预测完成某项活动需要投入多少工夫。

有了每项活动的预估番茄数,你就可以决定如何在全天可用的番茄数目内,进行一系列活动。通常在列出具体待办活动前,就应将可用番茄数写在今日代办表格内。对于每一项活动,每个预估番茄钟用【】表示。

如果完成活动用的番茄比预估少,直接划掉该行。

如果预估的番茄用完了,则重新预估番茄数,使用不同的颜色(如【】),将新的预估番茄标在之前预估和完成的番茄右侧。这样可以突出第二次、第三次的重复预估,检查相对误差。

一般重新预估不会超过3次,如果真的有活动要重新预估三次,真正应该三思的是陷入怪圈的原因。

现在记录表格就有有所修改。根据所提的问题,报告可以显示预估、实际做工和相对误差。

管理探索行为

并非每项活动都可以预估。在一个新项目或学习活动的开始,花时间做一些探索,是特别有好处的:寻找新的资源、对你要学或查询的内容有一个清晰的脉络、定义你的目标使其更清晰。

 

第四层:使番茄钟更有效

 

番茄钟的结构

每个番茄中最开始的三至五分钟,可用于简单回顾你自当前活动开始至今所学到的(不只是上一个番茄钟),并在心里留下印象。番茄中的最后三至五分钟,可用于快速检查下你所做的(如果可能的话,使用因果分析法,从最近一项活动开始,回顾你最初的动机)。

做这些并不需要改变25分钟的番茄钟时长。番茄钟会提高时间感知能力,你的生物钟能够感应到上述的3-5分钟时间间隔。如果不行,那可能是一个信号,表明你还没掌握基本的方法。

番茄钟组的结构

在一组四个番茄钟的第一个番茄钟,或第一个番茄钟的一部分,可用于回顾至今都做了什么。同样,一组番茄钟的最后一个或部分番茄钟,可以用来检查工作成果。系统化的回顾和检查,可以刺激过度学习的效果,促进新信息的获取。

 

第五层楼:设定作息时间表

 

作息时间表的重要性:

● 作息时间表是一个限定。

● 作息时间表界定了工作时间和空闲时间的间隔。

● 作息时间表衡量一天的结果。

使用番茄工作法,计算浪费了多少时间并不重要,完成了多少个番茄才是重要的。

优化作息时间表

进一步规划组内的番茄钟。假设一天有四组工作番茄钟,你可以预留第一组的第一个番茄钟,来规划全天;第二组最后一个番茄钟,分配用来检查回复电子邮件,收听留言,打电话给同学,视情况而定;第三组第一个番茄钟,检查上午做过的事;第四组前两个番茄钟,复习你今天和近几天所学的;当天最后一个番茄钟,是预定用于跟踪和分析记录的。具体操作需要根据自身和当天情况进行调整。

一份有效地时间表,应具有如下特点:它注定随着时间的推移而改变,它可由不同长短的番茄钟组构成,长度为4个番茄的组合可以优先考虑。

 

更多楼层,更高境界

 

脑海中要坚持的一些准则,以保持工作法的适应能力。按重要性排列:

1. 一定要记住,用的技术越多,复杂性越高,从而影响到学习曲线,使得适应性越差。

2. 坚持简单,尽可能降低跟踪的复杂性(宁可不去记录小任务)。

3. 坚持简单,做记录所使用的工具,复杂度以你能很好掌握为限。

4. 如果处理和观察变得困难、复杂、千篇一律,你就要问问自己,所观察这些指标是否都是必须的?去繁就简。

5. 想象力是最棒的工具,可以防止复杂度的增加。

番茄工作法首先要你学会一件事,就是表面上的快慢,并不重要;抓住要点一击中的,干净利落地解决,才是真正重要的。要实现这个,你要学习如何衡量自己,观察自己如何工作,并且开发持续性的价值。

先是记录你做过的番茄数,下一步是预估,挑战自己,在预估时间内完成特定活动,行不行呢?这是番茄工作法的游戏规则之一,但别走捷径!

 

改进预估


这种改进沿着两条路线:

● 定量预估的改进,预估番茄数和实际番茄数之间的误差越来越小。

● 定性预估的改进,在计划阶段未能列入计划的活动越来越少。

番茄工作法的好处

使用番茄工作法,有三个因素有助于增强个人激励:

● 通过每天完成迹象不太简单也不太复杂的活动,你可以达成目标

● 直接带来个人改进,每天都有新感觉

● 得益于持续的观察和测量,可以知道你是如何工作的/你的工作如何

用不着番茄的时候

番茄工作法不应用于空闲时间的活动管理。

番茄工作法的目标:(你能获得哪些呢?)

● 缓解由时间的生成所带来的压力

● 减少被打断的次数,集中注意力

● 提高判断力

● 充满热情并一直保持

● 坚定信心,达成目标

● 提高工期预测能力,即估测能力,保质保量

● 加快学习和工作进度

● 增强在处理复杂问题时的决定意识

 

用后总结

 

   先给大家提个醒,番茄工作法并不适合每个人或适合所有情形下使用,也不是最好的方法,效果因人而异,但是作为一个高效率工作学习的追求者,你总能在这种方法中找到自己想要的灵感。

1、如果做你感兴趣的东西,番茄工作法的时间可以长些,相应的休息时间也长些;如果是你不感兴趣的任务式的东西,25min足够短了。

2、番茄钟的作用只是提醒你该休息了或者下一阶段的工作该开始了,而非是催促你,所以不要为此心急或分心,反过来你不需要担心自己会在一件事上花了太多时间而没有时间去做下一件更重要的事情。因为你完全可以在一个番茄钟结束后,决定是否继续上一个任务或者其他选择。它的目的是让你集中精神去做一件事情,你可以抛开一切,你都安排好了的。

3、如果你能用积累的番茄个数对自己做一些奖惩措施,记住不要消极的惩罚就好,你会非常有热情去做事的,而且你会享受奖励所带来的乐趣。

4、如果你是一个喜欢长时间“沉静”在学习中的人,那么番茄工作法基本对你没用,你最多可以把时间一再拉长,休息的目的是为了让你不致于得腰椎病;而对于那些静不下心,难以集中注意力的人则非常有用的。

5、使用这种方法还是有一定局限性的,就是你必须要在一个相对自由的环境中,也就是说闹铃响了,别人不会来揍你。

6、番茄工作法,对于一些非常枯燥乏味的工作或是一些要非常有创意的工作是比较有用的,因为你随时需要净空你的大脑。但对于那些需要高度集中精神或你非常乐意停不下来做的事情就没有必要了,有时反而会起到负面效果。

7、如果你是个看上去非常懒散的人,突然有一天遇到番茄工作法,决定尝试,一定会有意想不到的效果。如果你发现没什么效果,可能是以下原因:你没有按照规则来做,急功近利;你已经有非常好的工作学习习惯,只是平时懒散,但如果你肯在细细研究,会发现自己可以更加高效。

 

Tools:


  • 番茄工作法表格下载:

     番茄工作法总结番茄工作法表格.docx


  • 今日代办:A6大小,我一般只用纸质的记录今日代办,活动清单以及记录都用友情强档Winpim(http://www.winpim.com )记录。

            番茄工作法总结今日待办(小).docx


  • 很好用的在线番茄工作法工具,现在已经出了安卓和IOS版本:

番茄土豆:https://pomotodo.com



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